Заказчиком выступает ГБУ РО "Азовский историко-археологический и палеонтологический музей-заповедник имени Горбенко". В задачи организатора входит написание сценария реконструкции сражения XVII века и разработка схемы расстановки участников и средств. Также требуется страхование около 180 участников, которые являются членами военно-исторических клубов, организация их перевозки от мест проживания до места проведения реконструкции (адрес: Пролетарский спуск, 9 и 24).
Подрядчику также необходимо обработать территорию от клещей, установить туалеты, фан-барьеры, а также приготовить имитаторы взрывов. На мероприятии будет присутствовать опытный ведущий-комментатор, а также дежурные спасатели, медики и полицейские.
Дополнительно, по договоренности предусмотрено создание и реализация брендированных футболок, кепок и бейджиков для волонтеров и организаторов фестиваля. Подрядчику также придется самостоятельно заботиться о зрительской трибуне, гастрономической ярмарке и проведении рекламной кампании фестиваля.
Работы должны быть завершены к 3 августа. На все эти мероприятия планируется выделить сумму в размере 6,1 миллиона рублей, которая будет направлена из регионального бюджета.
